Vorsicht bei der Bedienung der E-Vergabe Portale

Die E-Vergabe ist mittlerweile verbindlich – und damit werden auch die Konsequenzen einer falschen Bedienung des Portals spürbar. Eine aktuelle Entscheidung der Vergabekammer Lüneburg (Beschluss vom 11.12.2018, Az.: VgK – 50/2018) zeigt, dass bereits die Nutzung einer falschen Eingabemaske weitreichende Folgen haben kann.

Der Neubau eines Schulzentrums sollte im Rahmen eines EU-weiten Vergabeverfahrens vergeben werden. Dabei wurden die Verfahrensunterlagen über das Deutsche Vergabeportal den Teilnehmenden zur Verfügung gestellt. Die Teilnahmeanträge und etwaige Bieterfragen waren über das Portal schriftlich einzureichen. Hierzu standen unterschiedliche Bedien- bzw. Hochlademasken zur Verfügung, die entsprechend mit „Kommunikation“ und „Teilnahmeanträge“ überschrieben waren.

Die spätere Antragstellerin reichte ihren Teilnahmeantrag nicht über den dafür vorgesehenen Bereich im Online-Portal, sondern über eine Bedienmaske im Kommunikationsbereich ein, der eigentlich für die Übermittlung der sonstigen Kommunikation während des Verfahrens gedacht war.

In technischer Hinsicht unterschieden sich diese Bereiche insbesondere dadurch, dass über den Bereich der Teilnahmeanträge eine sogenannte Ende-zu-Ende-Verschlüsselung gewährleistet wurde. Hierdurch wurde sichergestellt, dass die Daten verschlüsselt an einen Intermediär übermittelt und bis zum Ablauf der Angebotsfrist gesondert und verschlüsselt gespeichert wurden.

Zudem unterscheiden sich die Zugriffsmöglichkeiten auf die übermittelten Daten. So kann über den Bereich der Teilnahmeanträge sichergestellt werden, dass die Vergabestelle auf diese erst nach Ablauf der Angebotsfrist und nach Authentifizierung durch zwei berechtigte Nutzer zugreifen kann. Daten, die über den Kommunikationsbereich übermittelt werden, können unmittelbar von einem berechtigten Nutzer abgerufen werden.

Die Vergabestelle teilte, nachdem sämtliche Teilnahmeanträge geprüft wurden, der späteren Antragstellerin mit, dass der von ihr eingereichte Teilnahmeantrag ausgeschlossen werden muss. Begründet wurde diese Entscheidung damit, dass der Antrag nicht der vorgesehenen Form entsprach. So wurde er nicht über den dafür vorgesehenen Bereich im Vergabeportal eingereicht, sondern über den Kommunikationsbereich abgegeben. Auf diese Weise wurde dem Auftraggeber ein nicht zulässiger vorfristiger Zugriff gewährt.

Nach erfolgloser Rüge wandte sich das Unternehmen an die Vergabekammer und vertrat die Ansicht, dass der Ausschluss unzulässig war, da den Vergabeunterlagen nicht zu entnehmen war, dass nur bestimmte Bereiche der Plattform zur Abgabe von Teilnahmeanträge genutzt werden dürften.

Doch auch mit dem Nachprüfungsantrag blieb das Unternehmen erfolglos. Die Vergabekammer stellte unter anderem fest, dass innerhalb des Vergabeportals die verschiedenen Bereiche für die Bieterkommunikation und die Teilnahmeanträge ausreichend strukturiert und als voneinander abgetrennt wahrnehmbar gewesen seien.

Zudem wurde angeführt, dass Bietern allgemein die besonderen Anforderungen an die Übermittlung von Angeboten (Stichwort: verschlossener Umschlag) bekannt sein müssten, welche auch für die technischen Übermittlung gelten würden. Ein ergänzender Hinweis dergestalt, dass Teilnahmeanträge nur unter dem Eingabefeld „Teilnahmeeinträge“ einzureichen seien, sei daher nicht erforderlich.

Die Vergabekammer berücksichtigte in ihrer Entscheidung, dass Bewerbern, die mit dem neuen System arbeiten, insbesondere zum Ende der Abgabefrist, eine Fehlbedienung des Portals passieren kann. Dennoch dürfte man nicht von den Vorgaben des elektronischen Vergabeverfahrens abweichen. Zudem können derartige Fehler nicht dem Auftraggeber angelastet werden. In dem vorliegenden Fall war der Auftraggeber gesetzlich und ohne eigenes Ermessen verpflichtet, solche Angebote, die nicht ordnungsgemäß verschlüsselt worden seien, auszuschließen.